内容証明郵便の作成をサポート｜請求書・通知書の文案作成と発送手続き

内容証明郵便の作成サポート。ご本人名義の通知書・請求書を作成する吉村行政書士事務所。初回相談無料。

「貸したお金の返済を、きちんと書面で求めたい」
「契約の解除やクーリング・オフについて通知したい」
「何を、どのような言葉で書けばよいか分からない」

内容証明郵便は、相手に伝えた文書の内容や差出日を証拠として残すための方法です。
通知の目的に合わせて、事実関係と伝えたい内容を整理することが大切です。

吉村行政書士事務所では、ご依頼者本人の名義で送付する請求書・通知書の文案作成と、発送手続きをサポートします。

初回相談は無料です。
通知の目的、相手方とのこれまでのやり取り、期限の有無などをお聞かせください。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、いつ、誰から誰宛てに、どのような内容の文書を差し出したかを、日本郵便が証明するサービスです。

例えば、支払を求めた金額や期限、契約を解除する意思などについて、「どのような通知をしたか」を書面で残せます。

ただし、日本郵便が、書かれている事実の真実性や請求の正当性を認定するものではありません。
また、内容証明郵便を送っただけで、支払や問題の解決が保証されるわけではありません。

「内容証明」と「配達証明」の違い

内容証明と配達証明は、それぞれ証明する内容が異なります。

種類	証明すること
内容証明	文書の内容、差出日、差出人・宛先
配達証明	郵便物を配達した事実と、その年月日

相手方への配達の記録も残したい場合には、内容証明に配達証明を付けて利用します。
なお、配達証明は、宛名の本人が直接受け取ったことや、文書を読んだことまで証明するものではありません。

どのような場面で活用するものか

内容証明郵便は、請求や通知の内容、日付を記録しておきたい場面で利用されています。

利用する場面	書面で明確にする主な内容
貸金・未払代金などの支払を求める	請求の根拠、金額、支払期限、支払方法
契約に関する通知をする	対象となる契約、通知する事項、理由や時期
クーリング・オフをする	契約を特定する情報、申込みの撤回・契約解除の意思
時効の完成が迫っている債権について催告する	対象となる債権、支払を求める意思

内容証明が適しているかどうかは、通知の目的、相手方との関係、これまでの経緯によって異なります。
上記は一般的な活用例です。当事務所でお引き受けできるかどうかは、紛争の状況などを確認したうえで判断します。
すでに請求の根拠や金額などに争いがある場合や、相手方との交渉による解決が必要な場合には、弁護士への相談をご案内します。

内容証明郵便を利用するメリット

通知した内容を証拠として残せます

口頭や電話で伝えた内容は、後から正確に確認することが難しい場合があります。

内容証明郵便を利用すると、請求や通知の内容、差出日などを証明できるため、後日の事実確認に役立ちます。
配達証明を付ければ、配達した事実と日付も記録に残せます。

本気で対応を求めていることを伝えられます

内容証明郵便には、記録が残る方法で請求や通知をすることで、相手にこちらの意思の強さを伝える役割があります。

相手に心理的なプレッシャーを与え、先延ばしにされていた支払や回答を促すことも、内容証明を利用する目的の一つです。
電話やメールでは十分に取り合ってもらえなかった場合に、相手が問題を真剣に受け止め、対応を検討するきっかけになることがあります。

そのためにも、これまでの経緯、請求の根拠、求める対応、回答や支払の期限を明確にすることが大切です。
事実に基づいた落ち着いた文面でも、対応を求める意思をしっかりと伝えることはできます。

利用する前に知っておきたいこと

受け取った相手に、返答する義務が生じるわけではありません

内容証明郵便は、送付した文書の内容などを証明できる郵便であり、あくまでも手紙の一種です。
受け取ったというだけで、相手に返答する義務が生じるわけではありません。

書面に回答期限を記載しても、それだけで期限内の回答を義務付けられるわけではなく、返答がないというだけで、こちらの請求や主張を認めたと判断することもできません。

なお、相手から返答がない場合でも、契約解除の通知や時効に関する催告など、通知の内容に応じた法的な効果が生じることはあります。
返答の有無と、通知の法的な効力は分けて考える必要があります。

相手の姿勢によっては、かえって態度を硬化させることもあります

内容証明を受け取って対応を始める人もいれば、反発する人や、そのまま返答しない人もいます。
心理的なプレッシャーが、必ずしもこちらの期待する行動につながるとは限りません。

例えば、相手がすでに支払方法を検討していたり、話合いで解決しようとしていたりする場面で、突然強い調子の通知が届くと、「信用されていない」「一方的に責められている」と受け止められることがあります。
その結果、かえって態度が硬くなり、話合いが進みにくくなる場合もあります。

相手の受け止め方を、事前に確実に見通すことはできません。
これまでのやり取りや相手の対応を踏まえ、今送る必要があるのか、どの程度の強さで伝えるのかを考えることが大切です。
状況によっては、まず通常の手紙やメールで確認する方法が適していることもあります。

内容証明だけで、差押えができるわけではありません

内容証明郵便は、あくまでも郵便（手紙）の一種であり、判決などと同じ効力を持つものではありません。

内容証明郵便そのものを根拠に、相手方の給与や預貯金を差し押さえることはできません。

支払がなく、裁判や強制執行などの手続きが必要になる場合は、弁護士などに相談し、次の対応を検討します。

通知の方法や、効力が生じる時期は一律ではありません

通知の種類によっては、法律や契約で方式、期限などが定められています。

意思表示は原則として相手方に到達したときに効力が生じますが、特定商取引法のクーリング・オフのように、通知を発したときに効力が生じるものもあります。

また、特定商取引法のクーリング・オフは、書面のほか、電子メールなどの電磁的記録でも行えます。内容証明郵便が必須というわけではありません。
どの方法を利用する場合も、通知の内容と、いつ通知したかを確認できる記録を残しておきましょう。

時効への対応は、内容証明を送るだけでは完了しません

支払を求める通知が民法上の「催告」に当たる場合、催告の時から6か月を経過するまで、時効の完成が猶予されます。

これは、時効期間が最初から数え直しになるという意味ではありません。
また、この猶予期間中に催告を繰り返しても、さらに猶予期間を延ばす効果はありません。

時効の完成を防ぐためには、期限内に裁判上の請求など、次の対応が必要になる場合があります。
時効が迫っている場合は、内容証明の作成だけでなく、その後の手続きも含めて早めに弁護士へ相談してください。

受取拒否や不在で返送された場合は、個別の確認が必要です

相手方が文書を読んでいないというだけで、通知が到達していないことになるとは限りません。

また、相手方が正当な理由なく通知の到達を妨げた場合には、通常到達するはずだった時に到達したものと扱われることがあります。

ただし、受取拒否、不在による保管期間の経過、宛先不明などは、事情がそれぞれ異なります。
返送された場合に、常に通知の効力が生じると判断することはできません。

返送された封筒や配達状況の記録は保管し、必要に応じて再送や別の手続きを検討します。

書いた内容が、自分に不利な証拠として使われることもあります

内容証明は、「自分が相手に何を伝えたか」を記録に残すものです。そのため、後から争いになった場合には、相手方もその文書を証拠として使うことができます。

例えば、次のような記載には注意が必要です。

記載の例	後から問題になること
契約日、請求金額、支払状況などを、十分に確認せずに書く	契約書や振込記録、その後の説明との食い違いを指摘され、主張の信用性を争われることがあります。
「これ以上の請求はしません」などと、不用意に書く	文脈によっては、残りの請求を放棄したことを示す記載として扱われ、追加の請求に支障が出るおそれがあります。
相手の人格を攻撃したり、勤務先や家族への暴露を持ち出して支払を迫ったりする	文面そのものが新たなトラブルの原因となり、相手方から責任を問われるおそれがあります。

また、契約解除の意思表示が有効に相手方へ到達した場合などには、後から気が変わっても、自分の意思だけで撤回することはできません。

誤りを訂正する書面を送っても、最初の文書を送った事実や記載内容まで消えるわけではありません。
送付前に、事実関係や金額が正確か、必要以上の約束をしていないか、その通知によって何を実現したいのかを確認することが大切です。

当事務所の対応範囲と送付名義について

当事務所では、ご依頼者本人の名義で送付する請求書・通知書について、次のサポートを行います。

サポート内容	主な対応
お話と資料の確認	通知の目的、これまでの経緯、契約書ややり取りの記録などを確認
文案の作成	ご依頼者の意思を確認し、通知する事項を整理して文面を作成
文案の確認・調整	ご依頼者に内容をご確認いただき、必要な調整を実施
発送手続きのサポート	内容証明郵便の形式を整え、ご契約の範囲に従って発送手続きを実施

行政書士名・事務所名を表示した送付は行っていません

当事務所の運用方針として、行政書士名・事務所名を差出人、代理人、書面作成代理人などとして表示した通知書の作成・送付は行っていません。

相手方からの回答や連絡は、ご依頼者本人に受けていただきます。
当事務所が相手方との連絡窓口となることや、ご依頼者に代わって交渉・取立てを行うことはありません。

紛争の状況によっては、お引き受けできない場合があります

ご相談時には、通知の目的、これまでの経緯、相手方との争いの有無などを確認します。

すでに法的な争いがある案件や、交渉による紛争解決が必要となることがほぼ不可避な案件については、書面作成を含めてお引き受けせず、弁護士への相談をご案内します。

ご依頼者本人の名義で送付する場合も、同様に案件の内容を確認します。

内容証明郵便作成サービスの料金

ご依頼内容	報酬(税込)
金銭の支払を求める請求書・通知書の作成	1通あたり 55,000円
その他の通知の作成	1通あたり 33,000円

ご依頼日から2日以内に発送する場合は、通常報酬の1.5倍（50％増）となります。対応できるかどうかは、ご相談時に確認します。
2通目以降の書類作成は、1通あたり5,500円を割り引きます。適用範囲はお見積りの際にご説明します。
郵便料金、各種証明書の取得費用などの実費は、別途ご負担いただきます。

発送後の追加書面の作成などが必要になった場合は、受任できる内容かを確認したうえで、費用を事前にご案内します。

日本郵便：内容証明の利用方法・料金

ご依頼の流れ

1.お問い合わせ・初回無料相談

お問い合わせ

お電話またはお問い合わせフォームからご連絡ください。

どなたに、何を伝えたいのか、これまでにどのようなやり取りがあったかをお聞かせください。通知や請求に期限がある場合は、最初にお知らせください。

初回相談は無料です。平日夜間・土日祝日のご相談は、訪問またはオンラインで、事前に日時を調整します。

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2.お打合せ・資料の確認

ご相談

面談またはオンラインで、詳しい事情とご希望を伺います。
お手元に次のような資料があれば、ご用意ください。

契約書、借用書、請求書、領収書など
振込の記録や、支払状況が分かる資料
相手方とのメール、メッセージ、手紙など
出来事を時系列で整理したメモ
相手方の氏名・名称、送付先の住所が分かる資料

資料を確認し、当事務所で対応できるか、どのような書面を作成するかを整理します。

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3.お見積り・ご契約

ご契約

業務内容、作成する書面、費用、発送までの予定をご説明し、お見積りをご提示します。

正式にご依頼いただく場合は、業務依頼契約を締結し、報酬額の半額を着手金としてお預かりした後に業務を開始します。

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4.文案の作成・ご確認

業務着手

伺った内容と資料に基づいて文案を作成します。

相手方の情報、事実関係、請求金額、期限、通知する意思などを、ご依頼者本人にご確認いただいてから発送します。

期限が迫っている場合も、確認方法と発送予定を個別に調整します。
必要な情報や確認がそろわない場合など、ご希望の期限までに対応できないこともあります。

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5.発送・完了のご報告・費用の精算

お支払

ご確認いただいた文面を、ご依頼者本人の名義で発送します。

発送後は、実施した業務をご報告し、文書の控えや発送に関する記録など、ご契約に応じた書類をお渡しします。

報酬・実費を精算し、お預かりした着手金を差し引いた残額をご請求します。

相手方からの回答や連絡は、ご依頼者本人に受けていただきます。
相手方と争いになった場合や、交渉・裁判手続きが必要になった場合は、弁護士への相談をご案内します。

よくあるご質問

不倫などの慰謝料を請求するため、相手の勤務先に内容証明を送ってもよいですか？: 相手に心理的なプレッシャーをかける目的で、勤務先へ送付することはお勧めしていません。
相手本人の名前を宛名にしても、職場での郵便物の取扱いによっては、上司や同僚などに私生活上のトラブルが知られるおそれがあります。
「親展」と記載しても、本人以外に内容を知られないことが保証されるわけではありません。
送付の必要性や方法、記載内容、第三者への伝わり方などによっては、名誉毀損やプライバシー侵害が問題となり、逆に相手から損害賠償を請求されるおそれがあります。
不倫の事実があることや、慰謝料を請求する理由があることだけで、職場にその事情を知らせる行為が正当化されるわけではありません。
また、職場に知られる不安を利用して支払を迫ろうとすると、相手の反発を招き、解決を難しくすることもあります。
勤務先への通知や暴露をほのめかして、支払を迫るような表現も避ける必要があります。
勤務先への送付が一律に違法になるわけではありませんが、自宅の住所が分からないなどの事情がある場合も、安易に勤務先へ送るのではなく、住所の確認や適切な通知方法について、まず弁護士に相談することをお勧めします。

慰謝料や損害賠償の請求書も依頼できますか？: ご相談の内容を確認したうえで判断します。
請求の根拠や金額などに法的な争いがある場合や、相手方との交渉による紛争解決が必要となることがほぼ不可避な場合は、書面作成を含めてお引き受けしていません。
その場合は、弁護士への相談をご案内します。

クーリング・オフの期限が迫っています。対応できますか？: まず、契約日、契約書面を受け取った日、契約の内容などをお知らせください。期限と資料を確認し、対応できるかをご案内します。
特定商取引法のクーリング・オフには、電子メールなどを利用できる場合もあります。
内容証明の作成を待つことで期限を過ぎないよう、早めにご相談ください。
お急ぎの場合は、消費者ホットライン「188」を通じて、お近くの消費生活センターなどへ相談する方法もあります。

伝えたいことを整理するところから、ご相談ください

請求や通知の書面は、相手に何を求めるのかを明確にし、必要な事実を落ち着いた表現で伝えることが大切です。

「自分で書いてみたが、内容に不安がある」
「経緯が複雑で、うまく文章にまとめられない」
「内容証明を利用する場面なのか確認したい」

このような段階でも、ご相談いただけます。
吉村行政書士事務所が、ご事情を伺い、当事務所でお手伝いできる範囲と費用をご案内します。

初回相談は無料です。

お問い合わせはこちらから